Кадровый электронный документооборот (КЭДО)
реклама - Термин:
- Кадровый электронный документооборот (КЭДО)
- Объяснение:
- Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это система создания, согласования, подписания, отправки и хранения кадровых документов в электронном виде с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП), придающей им полную юридическую силу. Он является частью общего электронного документооборота (ЭДО), но ориентирован на документы отдела кадров (HR) и трудовые отношения.
КЭДО — это не просто «оцифровка» кадровых процессов, а полное изменение рабочего процесса HR-отдела. Он ускоряет процессы, снижает затраты и повышает безопасность данных.
Какие документы входят в КЭДО?
- Трудовые договоры (включая удаленные).
- Дополнительные соглашения (изменение зарплаты, графика).
- Приказы (о приеме, отпуске, увольнении, командировках).
- Электронные трудовые книжки (ЭТК).
- Уведомления (например, об изменении условий труда).
- Личные карточки (Т-2).
- Графики отпусков.
- Согласия (на обработку персональных данных).
Как работает КЭДО?
- Подписание КЭП
Работодатель и сотрудник получают квалифицированные электронные подписи (КЭП). - Создание документа
Документ формируется в системе (специализированной платформе КЭДО). - Подписание
Стороны подписывают документ КЭП — это равноценно подписи от руки. - Отправка и хранение
Документ отправляется сотруднику (на email, в личный кабинет), а копия хранится в защищенном электронном архиве.
Плюсы КЭДО для бизнеса и сотрудников
| Для работодателя | Для сотрудника |
|---|---|
| Экономия на бумаге, печати, архивах | Документы всегда под рукой (в смартфоне) |
| Скорость (подписать приказ за 5 минут) | Можно подписать из любой точки мира |
| Снижение риска ошибок (автозаполнение) | Прозрачность (видит статус документа) |
| Соответствие закону (с 2023 года ЭТК обязательны для новых работников) | Легко оспорить нарушения (все фиксируется) |
Документы в КЭДО хранятся минимум 50 лет (как и бумажные).
Юридическая сила
- С 2021 года электронный трудовой договор приравнен к бумажному (ст. 67.1 ТК РФ).
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — с 2023 года все новые сотрудники автоматически переводятся на ЭТК (если не написали заявление на бумажную).
- Документы, подписанные КЭП, признаются судами, ФСС, ПФР.
Как внедрить КЭДО?
- Выбрать оператора КЭДО
Популярные платформы: Диадок, СБИС, 1С-Кадры, Такском. - Получить КЭП для компании и сотрудников
Через аккредитованный удостоверяющий центр (например, СКБ Контур, Такском). - Интегрировать с учетными системами
Например, с 1С или ERP-системой. - Обучить сотрудников
Провести инструктаж по работе с платформой.
Сложности и риски
- Сотрудник без КЭП — нельзя подписать документ (нужно помочь получить).
- Технические сбои — нужен резервный доступ к архиву.
- Консервативность сотрудников — некоторые могут требовать бумажные дубликаты (по закону это их право).
Пример использования
Сотрудник устраивается на удаленку:
- HR высылает ему электронный трудовой договор через КЭДО.
- Сотрудник подписывает его КЭП со своего ноутбука.
- В тот же день HR издает электронный приказ о приеме на работу.
- Все документы автоматически попадают в цифровой архив.